Sirje on viimasel ajal paljudel koolitustel õpetanud tagasiside andmist ning jagab oma mõtteid, kuidas oleks ikka seda kõige õigem teha.
“Paraku on tagasisidel kaks osapoolt – nii tagasiside andja kui ka vastuvõtja. See, kas üldse tagasisidet anda ja millises vormis, sõltub vastuvõtjast ning tema valmisolekust kuulata, kuidas tagasiside saaja antud olukorda tajub ja kas ta on suuteline ning soovib tagasisidega arvestada.”
Kellel on keeruline tagasisidet vastu võtta ning kuidas seda siiski anda?
- Inimesel võib olla tagasiside saamisest negatiivseid kogemusi – teda on varasemalt solvatud, alandatud, naeruvääristatud. Kui siis keegi ütleb talle, et soovib koostööst rääkida ja tagasisidet anda, käivitub tal minakaitse. Ta kas kapseldub endasse, on valmis vastulööki andma, eitab kõike, otsib õigustusi või viitab sellele, mida teised teevad. Igal juhul ei kuule ta jutu sisu, sest emotsioonid blokeerivad tema ratsionaalse mõtlemisvõime.Sellisel juhul tuleks tagasisidestamisel eelkõige rääkida varasematest kogemustest ja aidata tal oma hirmust üle saada. Paraku ei jagu juhtidel selleks aega või lihtsalt ei tulda selle peale, et ükskõik, mil viisil ja kui pehmelt sa ütled, su kolleeg ei suuda seda ikkagi vastu võtta. Mida rohkem räägid, seda enam inimese kaitse tugevneb. Kui tema ei suuda kuulata ja kuulda, on need jutuajamised mõttetud.
- Kui inimesel on madal enesehinnang, ei tule ta tagasisidega toime. Tema eluliselt oluline eesmärk on kaitsta oma enesehinnangut. Taas käivituvad minakaitse mehhanismid ja jutuajamine soovitud tulemusi ei anna.Sel juhul on tagasiside andjal oluline mõista, et kuulaja minakaitse pole mitte tema vastu suunatud, vaid vajalik vastuvõtja enda kaitseks. Seni, kuni üks osapooltest tunneb vajadust end kaitsta, on keeruline ka tagasisidet anda.
Mis aitab sul tagasisidet vastu võtta?
- Võta kuuldu vastu huvi ja uudishimuga. Tagasisidest saad teada, kuidas teine osapool olukorda näeb, millised on tema ootused sinu käitumisele ja suhtumisele. Tagasiside kuulamine aitab oma kolleegi paremini mõista.
- Küsi vestluse ajal infot juurde – anna rääkijale võimalus kõik oluline välja tuua ja endale võimalus sellest teadlikuks saada.
- Ära võta kõike, mida kuuled, absoluutse tõena. See on ühe inimese nägemus ning nii palju, kui on inimesi, on ka vaatenurki. Pole võimalik olla kõikide meele järgi. Kuula ja võta vastu see, mis sind edasi aitab. Sina oled oma elu ekspert ja vaid sina ise saad muuta oma suhtumist ja käitumist. Kui kuuldu on sulle oluline, on sul lihtsam sellega ka edaspidi arvestada.
- Ilmselt on palju sellest, mida kuuled, sulle tegelikult teada. Sa pole osanud, julgenud või oluliseks pidanud selle teemaga tegelda. Vahel on vaja endaga rahu teha – me ei saa muutuda teiseks inimeseks, ükskõik kuidas me püüame. On võimalik muuta oma käitumist ja suhtumist, kui peame seda enda jaoks oluliseks. Kui aga mitte, on oluline hetk mõelda ja otsustada, kas ma sobin sellele positsioonile, sellesse meeskonda ja organisatsiooni.
Kuidas aidata tagasiside andjat?
- Võta tagasisidet kui kingitust – see annab sulle võimaluse mõista kuidas teised sinu käitumist tajuvad, kuidas see neile mõjub. Pole tähtis, kellel on õigus. Oluline on teadmine, millele tuleb tähelepanu pöörata, et koostööd paremaks muuta.
- Küsi tagasiside andjalt detaile juurde ning anna talle võimalus oma nägemust põhjalikult selgitada. Kuula aktiivselt, ole keskendunud ja püüa teda toetada, sest tagasiside andmine on emotsionaalselt pingutav paljudele inimestele.
- Väljenda heameelt, et sinuga avatult ja ausalt räägiti. On loomulik, et tood välja ka oma vaatenurga.
- Näita oma hilisema käitumisega, et arvestad tagasisidega. Siis on teie jutuajamisel olnud mõte.
Miks on hea teha tagasiside andmine lihtsaks?
- Kui meeskonnas on loodud tagasiside andmise kultuur ja omavahel on mugav rääkida, puudub igasugune vajadus tagarääkimiseks. Seljataga hakatakse rääkima siis, kui asjaosalisega ei saa, ei osata või ei taheta enam rääkida. Rahulolematus aga ei püsi peidus ning sellest vabanemiseks jagatakse oma mõtteid kõrvaliste inimestega.
- Kui sa ise oled tagasisidele vastuvõtlik ja tänulik, võetakse ka sinu poolt antud tagasisidet heal meelel vastu.
Aus ja avatud suhtlemine on eduka meeskonna alus. Ilma omavahelise tagasisideta pole seda võimalik saavutada. Juhi ülesanne on olla ise eeskujuks ja luua tagasiside kui edasiside kultuuri. Vahel aga on tõesti vaja tõdeda, et mitte igaüks ei suuda tagasisidega toime tulla. Olgu see ükskõik kui heade kavatsustega edasi antud.
