Ajajuhtimise koolitustel, mida aasta lõpul eriti palju telliti, oli keskmes küsimus „Kuidas suuta sama ajaga rohkem teha?“. Kuidas nii tööd korraldada, et inimesed suudaksid kõik ära teha. Ja veel hästi ja õigeaegselt. Esimesena on mul mõttes küsimus – kas asi on kalendri täitmises, aja surnuks löömises, tööpäeva väheses läbimõtlemises või liigses töökoormuses?
Efektiivsus ei sõltu sellest, kui palju me pingutusi teeme, vaid sellest, kas me teeme õigeid pingutusi. Oma aja juhtimine on tegelikult teadlik iseenda juhtimine. Ei keskenduta asjadele ega ajale, vaid soovitud tulemuste saavutamisele.
Kui on uuritud edukate inimeste igapäevast ajakasutust, on leitud, et edukad inimesed on teadlikult oma eesmärkidele pühendunud, nad teavad, mida tahavad saavutada ja nende eesmärgid kajastuvad igapäevastes tegemistes. Ilma eesmärkideta on kerge lihtsalt minna vooluga kaasa, täita aega sellega, mida teised tahavad, hüpata ühelt ülesandelt teisele. Eesmärgid muutuvad ajas, nende täpsustamine on oluline osa enesejuhtimise protsessist.
Jagan efektiivse ajajuhtimise põhimõtteid, et saaksid iseendale mõeldes uuel aastal oma elu teadlikumalt juhtida.
- Kooskõla, ühtsus ja terviklikkus sinu missiooni, rollide ja eesmärkide vahel
Sul on täita erinevaid rolle, kõikide nende jaoks peab olema koht sinu kalendris. Kui oled enesele teadvustanud, millist elu tahad elada ja kes inimesena olla, siis on sul ka prioriteedid paigas. Sageli ei mõelda pikaajalistele eesmärkidele – kuhu tahan jõuda aasta, kolme või viie pärast. Just see on väga oluline, et pikaajalised plaanidega seotud tegevused oma päevadesse ära jagad. Kindlasti jäta sinna aega iseenda jaoks – hobid, harrastused, endaga kontaktis olemine – sa ei suuda kogu aeg anda, teadlikult on vaja hetki, mille võtad iseenda jaoks. Ilma süümepiinadeta. Nimeta seda kuidas tahad – kui pole aega mõelda, kuhu oled teel, kuidas siis tead, kas jooksed õiges suunas? Selleks, et inimene suudaks mõelda, on vaja lihtsalt olla, anda oma vaimule puhkust. Planeeri mõtlemise pausid oma päevadesse! Vahel mõni päev mõtlemiseks on väga tervistav …
- Tasakaal
Efektiivne ajaplaneerimine peab aitama hoida elus tasakaalu niisuguste tähtsate valdkondade kui tervis, perekond, ametialane edukus ja isikliku arengu vahel. Edu ühes valdkonnas ei kompenseeri läbikukkumist teises valdkonnas. Tasakaalus olemist ei saa edasi lükata – nii nagu ei saa normaalset und või hingamist edasi lükata. Kui oled tasakaalu kaotanud, on teekond tagasi sama pikk, kui on olnud aeg, mil vaid jooksid ja pingutasid. Läbipõlemisest tuled välja sama kaua, kui oli tee sellesse seisundisse.
- Keskendumine olulistele ja mittekiireloomulistele tegevustele
Efektiivne ajajuhtimine julgustab, motiveerib ja aitab sul kasutada aega nii, et sa tegeled pigem kriiside vältimise kui nende pingeritta seadmisega. Mõtle pikemalt ette, jaga suured ülesanded väiksemateks. Parim viis seda teha on korraldada oma elu nädalate kaupa. Tee ära enne, kui ülesanne „punasesse“ läheb. Võtmeküsimus ei ole ajakava prioriteetide määratlemises, vaid oma prioriteetide sättimises ajakavasse.
- Inimlikkus eelkõige
Ajakavad peavad olema allutatud inimesele ja ajakavast kõrvalekaldumine ei peaks tekitama süütunnet. Kui on vaja aega võtta lähedase või kolleegi inimlikule toetamisele, on see hästi kasutatud aeg. Kui inimsuhted meie ümber on korras, on tagatud elukvaliteet. Muidugi ei mõtle ma praegu sellega liialdamist vaid ikka asjakohast käitumist. Kui laps helistab ja on haige, siis mängid ju oma päeva ümber ja viid ta koju? Kui kolleegil tööalaselt asjad ei edene ja ta küsib abi, võtad ju aja ja kuulad teda, mõtled temaga kaasa? Kõige halvem, mida juht saab teha, on öelda oma alluvatele, et mul pole sinu jaoks aega. Juhi kõige tähtsam töö on olla oma inimeste jaoks olemas, nii professionaalselt kui inimlikult. Sest tema tulemused tulevad läbi nende inimeste igapäevatöö.
- Paindlikkus
Ajaplaneerimine on sinu abiline, mitte sinu peremees. See peab töötama sinu heaks, olema kohandatud sinu stiilile, vajadustele. Plaani, mida ei ole võimalik töö käigus muuta, ei olegi võimalik ellu viia. Kuid siiski ei tohi olulistele eesmärkide asemele valida hetkelisi mõnusaid suhtlemishetki.
Kokkuvõtvalt saan öelda – teadlik ajaplaneerimine on ettevõtte töökultuuri osa. Kui mitte keegi ettevõtte juhtidest kalendrit ei täida ja ülesandeid kirja ei pane, siis tehakse ära see, mis juba põleb. Nii tundubki, et töö tegemine on tulekahjude kustutamine. See mõjub inimestele väga kurnavalt ja liigset pinget tekitavalt.
Veelgi keerulisem on, kui keegi väljastpoolt annab töötajale ebamõistlikud tähtajad ja kohusetundlik töötaja teeb ületunde, töötab nädalavahetustel. Jah, seda võib teha vahel, eriolukordades, kuid igapäevane töö ei saa olla eriolukord. Varem või hiljem töötajad lahkuvad. Pikka aega ülipikki tööpäevi tehes ei suudeta enam endas motivatsiooni leida. Inimene tahab tunda, et tema juhib oma elu, mitte et tähtajad määravad tema töö ja puhkeaja. Ka see võib olla ettevõtte teadlik poliitika – ära aetud hobused lastakse maha … Võetakse uus asemele, kui keegi on end musta auku töötanud. See muutub järjest raskemaks – uus põlvkond pole enam nõus vaid tööle pühenduma. Paljud neist on läbi lapsepõlve tundnud, et ema-isa jaoks on kõige tähtsam töö, alles siis, kui aega üle jääb, on nad lastele mõelnud …
Loe veel:
