Kui suurde organisatsiooni on vaja värvata uus tegevjuht, juhatuse esimees või mõni muu võtmepositsioon, siis tihti kaasatakse värbamisprotsessi rohkem otsustajaid. Suurem otsustajate ring annab protsessi alguses parema nägemuse otsitavast profiilist ning hiljem aitab see teha ka kaalutletuma ja põhjalikuma otsuse. Tihti on kaasatud kas nõukogu, teised juhatuse liikmed, juhtkonna tasand, omanikud jne.
Mitmete inimeste osalemisel värbamisprotsessis on omad eelised ja ka puudused. Jagan värbamispartnerina oma kogemust – kuidas värbamisprotsessi sel juhul edukalt juhtida ja millistele riskidele tähelepanu pöörata.
Hästi juhitud protsess eeldab väga põhjalikku ettevalmistust ja algab juba enne töökuulutuse avaldamist
Kõige olulisem on värbamisprotsessi alguses sõnastada eesmärk – milliste kompetentside, oskuste ja omadustega töötajat me otsime. Olen tavaliselt selleks teinud mitu kohtumist otsustajatega ja vajadusel ka veel 1:1 vestlused võtmeisikutega. Välise partnerina on oluline koguda kokku kõik mõtted ja pöörata tähelepanu vastuoludele, sest nii palju kui on inimesi, on ka erinevaid arvamusi ja ootusi. Selgus ja kokkulepped tuleb luua kohe värbamisprotsessi alguses, et hilisem kandidaatide hindamine kulgeks ladusalt.
Kui värvatav ametikoht on juba varem organisatsioonis olnud, siis on kindlasti olemas arusaam, millist töötajat vajatakse. Siiski on vaja kriitiliselt üle vaadata ametikoha profiil ja ametijuhend, sest varasemalt loodu ei pruugi enam praeguseid eesmärke täita. Tihti on ametikoht kujunenud olemasoleva juhi käe järgi ja tänane organisatsiooni vajadus võib olla hoopis midagi muud. Kas oluline on kindlasti valdkonna haridus ja kogemus, või otsitakse hoopis kedagi, kellel muus valdkonnas tugev juhtimiskogemus ette näidata ja toob sellega värske vaate ja mõtted organisatsiooni.
Seetõttu tasub enne protsessi alustamist sõnastada ühised hindamiskriteeriumid ja nende prioriteedid. Millised kompetentsid on vältimatud ja mida saab uus inimene ametikohal juurde õppida? Mille puhul ollakse valmis tegema kompromissi? Mida on oluline jälgida kandidaatide isiksuse puhul. Millist juhti vajab organisatsioon praegu?
Otsustajate rollid ja vastutus protsessis
Välise partnerina olen kogenud, et kui organisatsiooni poolt on määratud üks konkreetne kontaktisik ja värbamisprotsessi eest vastutaja, siis on suhtlemine lihtne ja ei teki arusaamatusi. Kui kandidaatide kohta käiv info jõuab paljude otsustajateni ja vastukaja ei tule, sest pole selget vastutajat, hakkab värbamine venima ja tugevad kandidaadid võivad loobuda.
Soovitan värbamisprotsessi alguses kokku leppida ühe kontaktisiku ja vastutaja, kes aitab ka erinevate nägemuste korral ühisosa leida ja langetada kaalutletud otsused, see kiirendab oluliselt kogu protsessi.
Enne lõppkandidaatidega kohtumist tuleb otsustajatel eelnevalt paika panna kohtumise struktuur, teemad ja rollid kohtumisel. Tavaliselt kestavad kohtumised 1-2 tundi ja kui kandidaadiga tuleb kohtuma näiteks 4-6 liikmeline nõukogu, siis on hea, kui igaühel on ette valmistatud 1-2 oma vastutusvaldkonna küsimust. Selline rollijaotus aitab luua kandidaadist terviklikuma pildi ja muudab kohtumised sujuvaks, samuti annab see võimaluse võrrelda erinevate kandidaatide vastuseid samadele küsimustele.
Näiteks võib üks osapool keskenduda kandidaadi strateegilisele kogemusele ja tulemustele, teine juhtimisstiilile ja meeskonna arendamisele ning kolmas koostööle, väärtustele ja organisatsioonikultuuriga sobivusele. Väga oluline on, et kandidaat saaks ka ise küsimusi esitada. Nii tekib avatud arutelu ja on võimalik vältida kohmetut küsimus-vastus kohtumist.
Juhin siinkohal tähelepanu kandidaadiga inimliku kontakti ja silmside olulisusele, et kandidaat tajuks – ta on oodatud, teda päriselt kuulatakse ja ollakse temast huvitatud. Kohtumistel peaksid arvuti ja telefon eemal olema, et tähelepanu ei hajuks ega tekitaks kandidaadis ebamugavat tunnet.
Hästi juhitud värbamisprotsess on ka organisatsiooni mainele hea, sest kui kandidaadid saavad professionaalse kogemuse, selge ülevaate positsioonist ja tunnevad ennast väärtustatuna, siis isegi valituks mitte osutudes jääb neile protsessist hea mälestus.
Kokkulepped, kuidas otsused sünnivad
Üks keerulisemaid hetki mitme otsustajaga värbamisel võib saabuda protsessi lõpus. Kõik kandidaadid on ära kuulatud, tagasiside kogutud – aga otsustajate arvamused lähevad lahku.
Seetõttu tuleks juba protsessi alguses kokku leppida, kuidas lõplik otsus tehakse. Kas eesmärk on jõuda konsensuseni? Kas kellelgi on lõplik otsustusõigus? Kas kellelgi on mõne kompetentsi hindamisel suurem kaal?
Samuti tasub läbi mõelda, millised põhjused on piisavalt olulised, et kandidaadile „ei“ öelda. Kui ühe otsustaja kindel veendumus ja kõhutunne võib kogu protsessi peatada, peaks olema võimalik seda tunnet sisuliselt lahti mõtestada: millest kahtlus tekkis ja millisele konkreetsele tähelepanekule see tugineb?
Selged kokkulepped otsustamisel ei tähenda, et eriarvamusi peaks vältima. Vastupidi – erinevad vaated on väärtuslikud, kui neid osatakse argumenteerida.
Riskid, kui otsustajate ring on suur
Suure otsustajate ringiga kaasnevad ka riskid, oluline on neid teadvustada. Protsess võib venida, vastutus hajuda ja arvamused muutuda vastuoluliseks. Kui kohtumisi on liiga palju, siis see võib väsitada nii otsustajaid kui ka kandidaate ning pikk ooteaeg suurendab riski, et hea kandidaat liigub vahepeal edasi mõne teise konkursiga. Hea on luua värbamise alguses selge plaan, kus lepitakse kokku protsessi ajakava ja pannakse kalendritesse ühised ajad. Nii saavad kõik kohtumistel osaleda ja olla samas inforuumis.
Üks oluline risk, mida soovin veel rõhutada, on konfidentsiaalsuse hoidmine. Mida rohkem on protsessi inimesi kaasatud ja mida suurem avalikkuse huvi ametikoha vastu, seda suurem tõenäosus, et kandidaatide nimed võivad lekkida. Tihti mõeldakse, et „mul selle kandidaadiga on ühine tuttav, küsin temalt, mis ta arvab“ , esiteks on selline tegevus seadusevastane ning selle kaudu lähevadki nimed juba suuremasse ringi ning lõpuks jõuavad ka meediasse. See valmistab kandidaatidele suurt pettumust, nende usaldust on kuritarvitatud ja nad võivad sootuks loobuda kandideerimisprotsessi keskel.
Efektiivne värbamisprotsess ei tähenda tingimata võimalikult kiiret protsessi. See tähendab, et iga etapp loob otsuse tegemiseks vajalikku lisandväärtust. Kui ootused, hindamiskriteeriumid, rollid, ajakava ja otsustusviis on algusest peale selgelt kokku lepitud, saab ka suure otsustajate ringiga jõuda põhjaliku ja läbimõeldud valikuni – ilma protsessi tarbetult keeruliseks muutmata