Aeg on enamiku värbamiste puhul oluline tegur. Sageli just selles võtmes, et tegelikult on uut meeskonnaliiget vaja juba sellel hetkel, kui värbamisotsus tehakse. Sõltumata sellest, kas käsil on tiimi kasvatamine või vajatakse uut inimest – „kui kiiresti?“ on küsimus, mis tuleb varem või hiljem läbi mõelda. Värbamisprotsessi pikkust ei tasu hinnata päevade või nädalate järgi. Õigem küsimus on hoopis see, kas iga etapp loob mõlemale poolele uut väärtust.
Värbamise pikkust mõjutavad kaks peamist tegurit – protsessi tehniline korraldus, sh võime liikuda kandidaatidega ühest voorust teise ilma pikemate seisakuteta ja takistusteta (puhkused, haigused, reisid jms) ning protsessi sisuline läbimõeldus. Kui värbamisega alustades on selge, milliseid ülesandeid uus inimene täitma hakkab ning teadvustatud organisatsiooni- ja juhtimiskultuur, siis on nende sisendite pealt võimalik tuletada ka ülejäänud olulised otsused:
- Milliseid kogemusi ja kompetentse otsitakse ning kuidas neid hinnata. Vahel piisab õigesti sihitud küsimustest intervjuu jooksul, aga mõnes olukorras on põhjendatud näiteks kodutöö tegemine, portfoolio esitlus või erinevate testide kasutamine. Viimased tähendavad üldjuhul lisa etappi protsessis ning seega ka lisanduvat ajakulu.
- Kes on otsustajad ning kas ja kes peavad olema kaasatud. Sõltuvalt organisatsioonikultuurist on värbamisi, kus kandidaadid kohtuvad lisaks värbajale vaid oma tulevase otsese juhiga. Samas on ka palju selliseid organisatsioone, kus vaatenurkade mitmekesisus on põhimõte, millega lähenetakse absoluutselt igale värbamisele sõltumata positsioonist ning see, et kandidaadid kohtuvad mitme vooru jooksul erinevate tulevaste tiimikaaslaste ja peamiste partneritega organisatsioonis.
- Füüsilise keskkonna olulisus töö- ja rolliga kohanemiseks. Suurem osa värbamisprotsessidest toimub ühel või teisel põhjusel digitaalselt (paindlikum ja personaalsem protsessi korraldus, projektis osalevad inimesed asuvad füüsiliselt eri paigus jne). Füüsilisi kokkusaamisi ja töökoha külastamist on mõistlik lisaetapina värbamise protsessi planeerida, kui tegemist on valdkonna või tööga, mille osas kandidaatidel võib puududa ettekujutus või see võib olla mõjutatud müütidest (erinevad tootmised, jäätmekäitluse valdkond jne). Ühe etapi lisamine võib pikendada värbamise protsessi, aga anda kindlustunde, et valitakse inimene, kes ka füüsilise keskkonnaga sobitub.
Oluline on ootusi juhtida ning valikuid põhjendada. Kui on ette teada, et protsess saab koosnema nii kodutööst, tehase külastusest kui testimisest, siis saab seda juba alguses kandidaatidele peegeldada. Aga harvad ei ole ka juhud, kui olen öelnud, et täpne protsess pannakse paika sõltuvalt edasi jõudnud kandidaatidest ja sellest, mis on nendest lähtuvalt oluline läbi teha. Värbamise samme planeerides on oluline lisaks värbava organisatsiooni vaatele läbi mõelda ka see, mida kandidaat sellest saab. Võimalus tutvuda tiimiga, saada testida oma emotsionaalset intelligentsust ning saada personaalne tagasiside või näha, millise tootmisprotsessi üle tuleb arvestust pidada, on enamike kandidaatide jaoks huvitav ja motiveeriv.
Värbamise protsess venib liiga pikaks, kui järgmise etapi lisamine ei too enam lisanduvat informatsiooni ei kandidaadile ega organisatsioonile. Lasta värvataval inimesel kolm korda oma CV-d lahti rääkida ei loo väärtust inimesele ega ole üldjuhul piisavalt süvitsi minev ka organisatsiooni vaates. Professionaalne värbamise ettevalmistus ning läbi viimine võimaldab sellist ühele kohale tammuma jäämist ära hoida ning tagada, et kogu värbamisele kasutatud aeg loob kõigile osapooltele maksimaalset väärtust ehk annab sisendi parima otsuse langetamiseks.